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Compte-rendu de réunion : quel intérêt ?

Compte-rendu de réunion : quel intérêt ?

Le compte-rendu améliore la productivité de votre équipe et contribue à la compréhension du projet

Par Alice Forgereau, le 18/02/2021
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La réunion s’est bien déroulée. Elle se termine sur une note positive, et chaque participant est déterminé à appliquer son rôle comme prévu. Néanmoins, au bout d’un mois, les résultats ne se voient pas. Effectivement, les bonnes résolutions qui se discutent en salle de réunion s’évanouissent à l’instant où le meeting prend fin. Souvent, c’est l’absence d’un compte-rendu de réunion efficace qui est en cause. Plutôt que de rapporter tous les détails des débats, un compte-rendu de réunion se contente généralement de les résumer. Ainsi il est indispensable de consigner ce qui a été dit et décidé dans un compte-rendu de réunion.

Pourquoi et comment rédiger ce précieux sésame ?

La personne qui rédige le compte rendu de réunion se doit de reprendre le contenu de la réunion de manière fidèle, professionnelle et sans donner son avis personnel, afin d’être le plus clair possible et de limiter les ambiguïtés. 

 


Le choix du type de compte rendu

Un compte rendu peut être rédigé sous diverses formes en fonction des besoins et de l’objectif visé. Pour la rédaction de ce document de synthèse, vous avez le choix entre trois types de rapports : 

- Un compte rendu exhaustif : Inspirée de la technique de la sténographie, la transcription reprend fidèlement l’intégralité du discours oral. En effet, ce document complet restitue mot pour mot l’exhaustivité des propos tenus en respectant scrupuleusement les termes et tournures employés. Tout ce qui a été communiqué peut être retrouvé !

- Un compte rendu synthétique : seuls les grands titres et les parties les plus importantes sont abordés. En effet, ce type de compte rendu reprend une sélection d’informations précises, correspondant aux données les plus pertinentes et importantes. Son format synthétique permet la rédaction d’un document clair, précis, et impactant. C’est un format idéal lorsque l’on souhaite relayer le bilan d’une opération ou autre à des individus absents ou aux autres intervenants.

- Un relevé de décisions : ce type de compte rendu ne tient compte que des décisions actées lors d’une séance, en indiquant le détail de chaque échéances, les responsables et également le contenu de la décision. Il s’agit là du format idéal pour réaliser un suivi précis et rapide d’opérations en cours car il permet de faire le point des avancées à chaque séance.

 


La rédaction du compte rendu de réunion

La préparation d’un compte rendu détaillé commence durant la réunion, pas après ! Il est important de noter tout au long les informations les plus importantes, et tout ce qui devra ressortir sur votre écrit digital plus tard.

Ne faites pas l’erreur de remettre ça à plus tard ! Plus vous procrastinez, moins vous vous souviendrez du déroulement de la réunion. Il n’y a pas de secret : pour en finir vite et passer à autre chose, vous devez vous y mettre tant que votre mémoire est fraîche. De cette façon, vous n’allez pas manquer les notions les plus pertinentes. Pour travailler de manière organisée, travaillez l’ordinateur bien sûr sur l’ordinateur car l’époque de la prise des notes manuels est bel et bien révolue. 

Pour une structure logique et compréhensible de tous, le meilleur moyen de procéder est de s’inspirer de l’agenda de la réunion. Le schéma de votre rapport doit calquer ce dernier, tout en reprenant les échanges qui ont eu lieu et le dénouement final de la session. Un rapport bien structuré est subdivisé en plusieurs parties. Pour aller plus vite, soyez pragmatique !

Si vous remplacez un collaborateur lors de la rédaction du compte rendu, gardez le modèle que cette personne a l’habitude d’utiliser pour un gain de temps 👌😉

 


La structure de votre compte rendu

La rédaction d’un compte rendu de réunion n’a rien de sorcier ! Une fois que vous vous serez habitué à cet exercice, il n’aura plus de secrets pour vous. 

Mine de rien, s’appliquer à cette tâche possède des répercussions positives sur votre équipe de travail et sur votre cab : 

  • Des comptes-rendus ciblés et exhaustifs permettent de limiter le nombre de participants au strict nécessaire. Ainsi, vous gagnez en efficacité sans perturber le travail de vos collègues, des heures ouvrables de gagnées. Ils recevront toutes les consignes et mises à jour nécessaires à la réalisation de leurs projets.
  • Un compte-rendu de réunion assure la continuité entre la théorie (les échanges de la réunion) et la pratique (l’application des mesures sur le terrain). Une transition souple qui, lorsqu’elle est bien menée, accroît en productivité. 
  • Un document pertinent réduit le nombre de réunions inefficaces, souvent couronnées de résultats peu satisfaisants. Il accentue les mesures à entreprendre, et sert de référence pour évaluer l’évolution du projet lors de la prochaine réunion.

 


Le compte-rendu de réunion est l'étape finale d'une réunion réussie. Adoptez le et les mauvaises interprétations, oublis et omissions ne seront que des mauvais souvenirs !

Alice Forgereau
Responsable communication chez HappyCab x VDC
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