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Éviter les interruptions au cab : 5 habitudes très efficaces

Éviter les interruptions au cab : 5 habitudes très efficaces

Votre temps est limité chaque jour. Hélas, une poignée de petites interruptions peut vous priver du temps dont vous avez besoin pour atteindre vos objectifs !

Par Alice Forgereau, le 27/02/2021
3 min de lecture
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Une étude réalisée en 2012 a montré qu’aujourd’hui, un manager est interrompu et coupé dans son élan en moyenne toutes les 12 minutes (Sciforma et Zebaz, étude réalisée du 15 au 25 avril 2012). Ces interruptions répétées ont souvent pour conséquence des difficultés à se concentrer et à se motiver.

Alors, comment faire pour les éviter ?

Si vous ne pouvez pas tout contrôler, vous pouvez tenter de réduire leur nombre au quotidien. En effet, anticiper, mieux communiquer, et adapter votre environnement sont autant de pistes à adopter en amont pour être moins dérangés au travail et gagner du temps.

 


3 TYPES d’interruption au travail

« Tout élément empêchant l’achèvement d’une tâche PRIORITAIRE » est une interruption.

Ainsi on peut considérer qu’il y a 3 grands types d’interruption :

1 – Ce qui vous fait PERDRE votre temps

Ce sont les choses qui peuvent être laissées de côté sans grande conséquence. Par exemple, certaines réunions, coups de téléphone, réponses non urgentes à certains emails, recherches parasites sur le web.

2 – Ce qui CONSOMME votre temps

Ce sont les tâches répétitives ou les requêtes qui doivent être traitées mais qui interrompent souvent un travail plus important et ambitieux. Par exemple, gestion des mails concernant le service client, le reporting financier ou commercial.

3 – Le besoin de VALIDATION(S)

Ce sont toutes les situations où vous attendez une validation comme celles où vous devez en donner une.

 

La meilleure façon de minimiser les interruptions est de prendre des mesures proactives pour les éviter.

 


5 habitudes efficaces à mettre en pratique pour éviter les interruptions

 

1. Ne commencez pas à interrompre !

Lorsque quelqu’un veut vous raconter une histoire (où vous la raconte), ne l’acceptez pas si vous n’êtes pas intéressé ! Cela semble logique, mais ce n’est pas si évident quand on essaie de le mettre en pratique. Pourtant la réciproque est vraie : si vous ne souhaitez pas que vos collègues vous interrompent à tout va, ne les interrompez pas. Etre prévenant est indispensable et une simple phrase suffit : « Puis-je t’interrompre quelques minutes ? ». Ainsi vous montrez que vous respectez leur travail et leur emploi du temps. Si vous partagez vos agendas, un petit coup d’œil à ceux-ci, avant de débarquer dans leur bureau ou de les appeler, vous informera de leur disponibilité. 

 

2. Faites moins attention à votre mobile

Les notifications sont des éléments perturbateurs en puissance. Donc, pensez à les mettre en mode silencieux. On supprime aussi les notifications visuelles sur les différents écrans qui nous entourent. N’hésitez pas non plus à utiliser le répondeur de vos téléphones fixes ou mobiles, ils sont prévus pour cela. La fonction « ne pas déranger » permet d’éviter que le téléphone ne sonne, tout en permettant que certains interlocuteurs puissent quand même vous joindre. Pensez également à couper la messagerie instantanée, ou mettre un statut indisponible ( si vous savez que vos collègues respectent les statuts). Si vous avez un bureau personnel, fermez la porte, posez un signe «  do not disturb » sur votre bureau en open space.

 

3. Mettez un terme à la réunionnite

La réunionite, cette tendance à organiser des débriefings pour débattre de tout et de rien, constituerait une spécialité française. Dans de nombreuses entreprises (à vérifier lors de votre prochaine réunion), la réunion définit le problème plutôt que de prendre une décision à ce sujet. En d’autres termes, il est considéré comme normal de se rendre à une réunion sans savoir quel sera le sujet. Ainsi de nombreuses réunions pourraient-elles être mieux anticipées, voire remplacées par un courriel qui cerne le problème ou propose un début de résolution.

 

4. Incitez votre interlocuteur à aller droit au but ou cachez-vous

Une astuce pour écourter judicieusement le temps d'interruption est d'avertir d'entrée de jeu votre interlocuteur que vous n'avez que quelques minutes à lui consacrer. Ne l'invitez pas à s'asseoir et demandez-lui d'être synthétique. Si la problématique ne peut être traitée sur-le-champ, planifiez ensemble un moment pour en discuter plus largement et efficacement.

Pour les plus "radicaux" trouvez une salle de réunion inoccupée, pour terminer un sujet important sans risquer les interruptions. Si vous en avez la possibilité, réservez les tâches qui nécessitent calme et concentration à vos heures en télétravail, si vous avez la chance d’y avoir droit.

 

5. Cultivez l’habitude de mettre des écouteurs dans vos oreilles... même si vous n’écoutez rien !

Vos collaborateurs vous dérangeront moins, puisque vous semblez être tout à vos dossiers. Si vous voulez que cette astuce fonctionne encore mieux, utilisez un casque d’écoute avec un microphone. De cette façon, vous donnez l’impression d’être en conférence et peu de collégues oseront vous interrompre à moins que ce ne soit quelque chose d’important.

 


En général, seule 20% des interruptions sont réellement importantes et urgentes. Alors apprenez à prioriser, vous subirez moins de pression grâce à ces astuces pour travailler en continu

Auteur(e) :
Alice Forgereau
Responsable communication chez HappyCab x VDC
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