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Quels avantages à utiliser son smartphone en réunion ?

Quels avantages à utiliser son smartphone en réunion ?

3 avantages à utiliser son smartphone pour vos réunions au cab

Par Alice Forgereau, le 25/05/2021
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Bien sûr, certains diront toujours qu’utiliser son smartphone en réunion est une source importante de distractions, mais les téléphones sont là pour de bon.

Alors faites-vous en un allié et ayez enfin des réunions plus efficaces ! 

#1 - Plus qu’un cahier de notes

La prise de notes en réunion est un art que tout bon participant peut acquérir avec de la patience, mais surtout avec de l’écoute, une qualité qui ne fait pas défaut aux pros de la compta. Le smartphone permet de prendre et conserver facilement ses notes personnelles. Elles pourront être recherchées ensuite par mots clés. Plus besoin de cahiers de notes où il est ardu de trouver l’information ensuite. Une application telle que Evernote (par exemple) permet de prendre des notes, sur votre téléphone, puis de les retrouver sur votre ordinateur. Evernote vous donne la possibilité de mieux ranger vos notes.  

#2 - L’enregistrement audio 

Avec la naissance des téléphones intelligents (smartphones), l’enregistrement audio spontané est devenu d’une facilité déconcertante que nous utilisons mainte fois dans notre quotidien. Toutefois, ce n’est pas une fonctionnalité que nous utilisons d’emblée en milieu professionnel. Si une trace audio d’une réunion importante vous évite toute confusion lors de la reprise des sujets abordés, celle-ci ne peut se faire à l’insu des participants. En effet, l’enregistrement de quelqu’un à son insu, qui qu’il soit et pour quelque raison que ce soit, ne peut se faire sans son accord. Il faut donc informer les personnes qui seront enregistrées, leur en expliquer l’objectif et avoir leur autorisation, même présumée. Enfin, l’enregistrement audio permet aux personnes n’ayant pas assisté à une séance de plusieurs heures de prendre connaissance en quelques minutes de la substance des débats.

#3 - Pratiquer le co-walking

L’avantage principal du smartphone c’est sa mobilité et son accessibilité en tout temps et lieu. Les réunions peuvent être spontanées ou planifiées à l’extérieur du bureau, par exemple lors d’un déjeuner avec un client. Alors, pourquoi rester confiné dans vos bureaux ou à la maison? Sortez et faites un co-walking sur un sujet qui vous cause du souci et oubliez la prise de note sur un coin de table. C’est prouvé, changer d’environnement inspire de nouvelles idées et facilite la prise de décision. En effet, changer d’air donne libre cours à votre imagination et donne lieu à davantage d’options qui n’étaient pas envisagées auparavant. La marche améliore les interactions et aide à trouver plus rapidement des solutions. Les gens sont plus relaxes et vont plus facilement aux points qu’ils désirent régler. Cependant, gardez à l’esprit que les co-walking ne sont pas des pauses de votre travail. C’est seulement une façon différente de tenir une réunion qui aurait eu lieu à l’origine au cab en petit comité ou autour d’une grande table de conférence. Enfin, prenez note que ce ne sont pas tous les types de réunions qui ont lieu d’être un co-walking. Parfois, nous avons besoin d’outils particuliers ou encore d’être face à la personne pour observer les réactions.

Les méfaits du téléphone portable ne sont plus à démontrer (concentration en berne, addiction, fatigue des yeux,...). Pourtant votre téléphone n'est pas nécessairement à banir de vos réunions au cab, sachez seulement l'utiliser à bon escient 😊

Alice Forgereau
Responsable communication chez HappyCab x VDC
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