Communiquer au cab : quels outils utiliser ?

Écrite ou orale, papier ou digitale, à chaque structure d’établir son plan de communication. Mais encore faut-il connaître les outils qui permettent d’atteindre au mieux vos cibles et objectifs. 

Nous vous en proposons quelques-uns 👇 :

L’affichage

Même si nous sommes à l’ère du digital, l’affichage est un support clé de la communication d’une entreprise. En effet, comme dans la communication commerciale et le marketing, l’affichage est un outil qui a fait ses preuves pour relayer efficacement des actualités ou des renseignements divers. Pour que son efficacité soit maximale au cab, pensez à positionner les espaces d’affichage dans des endroits fréquentés par l’ensemble des collaborateurs afin que nul ne soit privé de cette source d’information. Ainsi le hall, la cafétéria, les salles de réunion ou encore la sortie des vestiaires sont des endroits parfaits pour installer des panneaux d’affichage qui interpelleront les collaborateurs du cab. Un affichage efficace a un impact fort sur vos collaborateurs mais aussi les clients du cab, c’est pourquoi il est important de bien choisir son emplacement. Reste donc à trouver les bons supports pour valoriser votre affichage tout en transmettant efficacement le message voulu.

La newsletter

À la fois moderne et à la portée de toutes les entreprises, la newsletter interne est idéale pour communiquer de façon régulière auprès des collaborateurs de la structure. Diffusée par mailing, elle doit être un support de communication accessible à tous les services et reflétant l’intégralité de l’entreprise, pas seulement la voix de la direction et des services décisionnaires. De manière hebdomadaire ou mensuelle, le choix de la fréquence de diffusion vous appartient. Faites en fonction de votre volume de contenu. En plus de diffuser les dernières actualités de l'entreprise telle que l’arrivée d’un nouveau collaborateur, un nouveau plan social, un changement dans un service, etc. Une newsletter peut également avoir pour objectif de renforcer la cohésion au sein des équipes. Vous pourriez par exemple publier des interviews des membres de votre personnel ou encore les projets menés par les différents services... En plus de varier le fond, sa diffusion digitale vous permet de varier la forme ! Un texte, une image ou encore une vidéo, une newsletter à la fois riche et divertissante aura plus de succès.

Le journal interne

Le journal interne peut s'apparenter à une newsletter enrichie. Destiné à l’ensemble des salariés de l’entreprise, il promeut lui aussi la culture d’entreprise et regroupe les dernières actualités phares : nouveaux clients, derniers projets, acquisition d’un nouvel équipement, test d'une nouvelle solution, les événements à venir… Le journal interne est également l’occasion pour vous de donner la parole aux équipes en interne afin d’en faire un outil de communication collaboratif et participatif. En format papier ou numérique, il doit respecter une certaine ligne éditoriale et suivre un rythme précis afin de créer des rendez-vous qui seront attendus par vos collaborateurs. En effet, le journal interne est un outil de valorisation des collaborateurs du cab : ce journal d’entreprise est un journal à destination des équipes et pour les équipes. Enfin, équilibrez les informations corporate (de l’entreprise) et celles de proximité (proches des salariés) afin que le journal interne trouve son public. Un document de qualité ne nécessite pas un budget important surtout si le support est électronique.

L’intranet

Contrairement aux idées reçues l’intranet n’est pas réservée aux grandes structures de la comptabilité. Dernièrement, les petites et moyennes cabinets commencent à s’équiper. La mise en place d’un intranet s’avère être très précieux pour favoriser la collaboration notamment la transmission de contenus informatifs et la mise en commun des données professionnelles ou des documents officiels. Grâce à des codes d’accès, chacun dispose de son propre espace et peut consulter les informations mises à sa disposition à n’importe quel moment ! L'intranet contient souvent des données stratégiques et confidentielles pour la structure. Ainsi, la gestion des accès qui doit être mise en place avec précaution.

Le réseau social d’entreprise

Le réseau social d’entreprise est un outil collaboratif qui s’inscrit dans la continuité de l’intranet en permettant à chaque employé de disposer d’un profil. Il peut en effet être un moyen supplémentaire d’échanger de manière instantanée. Les réseaux sociaux d’entreprise permettent à la fois d’améliorer la communication interne lorsque les collaborateurs sont disséminés, mais aussi de favoriser le travail d’équipe et de fédérer le personnel grâce à une communication moins formelle et plus conviviale.

Le livret d’accueil

Tel un guide de bienvenue lors de son arrivée dans l’entreprise, la nouvelle recrue se voit remettre un livret d’accueil. Ce petit fascicule de référence recense souvent une brève présentation de l’histoire de l’entreprise et de ses valeurs mais aussi des informations pratiques (organigramme, plan du site…) ou encore le règlement intérieur en vigueur dans les locaux. Le livret d’accueil est un outil primordial pour une intégration réussie et doit faire partie intégrante de votre processus de communication interne.

La boîte à idées

Les outils de communication interne peuvent également comprendre des dispositifs anonymes, peu coûteux et simples à mettre en place par la direction ou le service Ressources Humaines. La boîte à idées ou boîte à suggestions, en est un parfait exemple. En effet, elle facilite la communication verticale et permet de recueillir les avis de votre personnel en toute confidentialité. Vous pourrez ainsi trouver des solutions à des problématiques internes au cab qui concernent une équipe en particulier voire l'ensemble de vos collaborateurs. La boîte à idées est l’outil idéal pour mettre le doigt sur des préoccupations collective sur l’organisation ou le travail. En outre, elle prouve que vous prenez en compte l'avis de votre personnel et que vous acceptez les bons comme les mauvais retours dans un souci d'amélioration. La boîte à idées a toujours, que ce soit en matière d’innovation participative ou en matière de management, de beaux jours devant elle, tant elle est, bien utilisée un levier à multiples ressources qu’il facile de mettre en place et d’animer.

La réunion

Les réunions ou conférences permettent de regrouper les collaborateurs afin de leur remettre de vive voix des informations jugées de grande importance et d’avoir un feedback en direct. Ce sont des moments privilégiés au cours desquels les collaborateurs se sentent généralement plus à l’aise pour s’exprimer et parler de leurs difficultés éventuelles. Ces échanges entre collaborateurs et hiérarchie doivent être organisés régulièrement pour garantir un bon management et une bonne communication dans l’entreprise. S’il n’est pas possible de l’effectuer au sein de l’entreprise, les logiciels de communication à distance comme Skype ou Google Hangout peuvent vous mettre en contact vidéo avec vos collaborateurs et vous permettent de réaliser des web conférences.

Une structure comptable est faite d’individus. Pour une collaboration au beau fixe utilisez les outils adéquats. Elle permet une circulation optimale des informations au sein du cab.