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Être un pro du mail pro : les consignes à respecter

Être un pro du mail pro : les consignes à respecter

Premier jour de stage au cab devant votre ordi, vous voilà face à cet outil aussi omniprésent qu’impressionnant : votre boite mail professionnelle !

Par Alice Forgereau, le 04/06/2021
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Outil de base de la communication, l'email véhicule une image de votre structure. Ainsi accordez du soin à sa rédaction permet de gagner en efficacité, mais aussi d'éviter de nombreux faux pas, car le contenu des courriers électroniques est souvent sujet à de mauvaises interprétations.

Voici nos 5 conseils pour des mails pro efficaces 💯

1. Commençons par l’essentiel: un objet clair

Un objet bien formulé est très utile pour garder une bonne vue d’ensemble de l’avalanche d’e-mails que l’on reçoit au quotidien notamment lorsqu’on est peu expérimenté. Plus la ligne d’objet est précise, plus vous aurez de chances que votre message soit véritablement lu. Pour les fils de discussion particulièrement longs, il peut être judicieux de modifier l’objet afin qu’il soit adapté au nouveau contenu. 

Notre conseil : rédigez l’objet à la fin, une fois que vous avez fini d’écrire le texte. C’est en effet le meilleur moment pour bien résumer le contenu de votre message.

 

2 - Inspirez-vous de Twitter

Soyez bref et concis en allant à l’essentiel pour ne pas obliger le destinataire à scroller. L’idéal est de faire passer un seul message par mail. S’il est court et vos mots bien choisis pour interpeller, il a plus de chances d’être lu, même depuis un smartphone, et compris dans son intégralité. Inspirez-vous de Twitter et de ses 140 caractères pour être pertinent dans la façon de poser et de présenter les choses. Un mail doit être structuré et répondre à la règle des 5W (What Who Where When Why). En termes de longueur, il doit être lisible et pas ne dépasser cinq paragraphes. 

Notre conseil : dans la mesure du possible, évitez les termes négatifs du genre « n’hésitez pas à me contacter ». Préférez « je suis joignable à tout moment ».

 

3 - Fluidifiez la lecture avec du texte en gras mais n’en faites pas trop

Rédiger un mail concis devient un impératif, car plus de 60 % des mails sont désormais ouverts depuis un smartphone. Mais pour rendre votre mail plus lisible, particulièrement si votre texte est long, utilisez le gras mais halte aux mails multicolores ! Contrairement aux idées reçues, ça n’attire pas l’œil de votre lecteur, bien au contraire, ça dilue votre message. Privilégiez le gras pour mettre les informations importantes en valeur comme par exemple une date, un lieu ou une échéance. Vous pouvez aussi mettre en gras les données importantes comme les chiffres, si vous faites un mail récapitulatif par exemple

Notre conseil : évitez le soulignement, trop impératif, surtout lorsqu’il est appliqué à des mots du type « obligatoirement ».

 

4. Choisissez avec soin votre formule de conclusion

La façon dont vous terminez un mail professionnel peut également affecter le succès de vos futures communications. Vous ne pouvez pas vous adresser de la même manière à un collègue, à votre supérieur et à un partenaire d’une autre entreprise. Si vous ne connaissez pas encore votre interlocuteur, le classique “cordialement” fera l’affaire pour conclure votre email. Si vous connaissez votre interlocuteur, vous pouvez être plus original et écrire “en vous souhaitant une bonne fin de semaine” ou “une bonne journée”. Gardez le “bien à vous” pour vos partenaires de longue date. La plupart des entreprises imposent une signature standard avec leur logo à tous leurs collaborateurs. En tant que stagiaire il est fort possible que vous n’ayez pas de signature automatique. Pensez à ajouter votre numéro de téléphone et votre fonction en signature afin que votre interlocuteur puissent vous identifier. 

Notre conseil : Adaptez ce message à la période de l’année “En vous souhaitant de joyeuses fêtes” “En vous souhaitant une belle rentrée”. 

 

5. Envoyez le mail au bon moment 

L’horaire auquel vous envoyez votre mail compte. En effet, en pleine journée, en pleine action, votre mail peut passer à la trappe ou être lu en diagonale. Au début de la journée, de nombreuses personnes démarrent en vérifiant leur mails. Ils sont concentrés, frais et dispos, votre mail aura donc plus de chances d’être lu. L’autre moment où votre mail aura des chances d’être lu, c’est la fin de la journée. Après avoir fini ses tâches principales, votre interlocuteur aura l’esprit libre pour lire votre mail. Et s’il ne le lit pas, il pourra le lire le lendemain matin. 

Pour conclure, dans un mail pro il n’y a pas de fautes d’orthographe évidemment. Ainsi vous relire prend deux minutes, et vous permet d’éviter des erreurs simples mais qui peuvent nuire à votre image ou à celle du cab. 

Alice Forgereau
Responsable communication chez HappyCab x VDC
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