L’Inbox Zero : on se vide la tête et la boite mail
Si cette méthode permet d’avoir une vision claire sur ce qu’il reste à faire et de finir la journée avec un Inbox Zero pour se libérer l’esprit, elle exige néanmoins une rigueur au quotidien
L’inbox zéro, c’est en quelque sorte le minimalisme appliqué à l’email. L’objectif consiste à vider systématiquement sa boîte de réception lorsque l’on consulte ses courriels. Si le principe paraît simple, la réalisation peut s’avérer plus ou moins complexe en fonction du volume de mails reçus chaque jour.
Nous avons souhaité guider vos premiers pas vers une boite mail vide (incroyable mais vrai), découvrez le processus 👇
Le concept
Le concept Inbox Zero a été créé par Merlin Mann, un auteur américain et un expert en productivité. Selon lui, le terme « zero » ne concerne pas le nombre d’e-mails dans votre messagerie, mais la quantité de temps et d’attention que vous devriez consacrer à vos mails. Il s’agit de prendre des habitudes pour traiter immédiatement les mails que vous recevez.
Le constat de base est le suivant : les mails qui s’entassent peuvent nous peser sur la conscience. En réponse à ce constat, une philosophie à adopter :
La boite de réception sert aux mails non-lus, non-traités, qui attendent une réponse ou une action à planifier.
Si un mail a été répondu / traité / n’attend aucune réponse, on l’archive. Au quotidien l’objectif est clair : 0 mail dans la boite de réception.
La pratique : un Inbox Zero dans Gmail
Les principes généraux pourront être les mêmes mais le process devra être adapté à votre outils de messagerie.
Etape #0 (optionnelle) : changez la densité de votre boîte de réception
Pour l’activer, cliquez sur l’onglet “Paramètres”, puis sur “Densité d’affichage”. Choisissez ensuite l’option que vous préférez.
Etape #1 : activez les symboles et étoiles
Allez dans l’onglet “Paramètres”, puis sur l’onglet “Général”.
Descendez jusqu’à voir apparaître la partie “Icônes de suivi personnalisées“.
Sélectionnez les icônes que vous souhaitez utiliser (jusqu’à 5) et déplacez-les sur la ligne “Utilisées”.
Par exemple :
- Étoile rouge : pour tout ce qui nécessite une action urgente, à savoir une réponse dans la journée
- Check box verte : pour les documents à lire et les emails perso à traiter
- Point d’interrogation violet : pour les emails envoyés pour lesquels j’attends une réponse ou une action
Attention, sur Gmail, il est nécessaire de sauvegarder à chaque fois, sous peine de devoir recommencer 😱
Etape #2 : préparez votre boîte de réception
Allez dans l’onglet “Paramètres”. Sur l’onglet “Boîte de réception”, changez le type de boîte de réception par “Plusieurs boîtes de réception”.
Juste en dessous, vous allez pouvoir configurer vos différentes boîtes de réception selon vos préférences. Vous devrez mettre le nom (précis) du symbole choisi pour chaque section, ainsi qu’un nom pour la section.
Voici un exemple d’organisation de boite de reception :
Une fois les sections choisies, vous pourrez également choisir la taille maximale de la page (30 parait être une bonne moyenne) ainsi que l’emplacement des autres sections (je vous conseille de les mettre en-dessous).
Sauvegardez et retournez sur votre nouvelle boîte de réception 🤓👌
Etape #3 : le moment de vérité
Maintenant parcourez les 2 ou 3 premières pages de votre boîte de réception et, pour chaque mail, faites l’une des actions suivantes :
- Lui assigner une étoile ou un symbole pour le garder sur votre page principale ;
- L’effacer ;
- Le laisser pour qu’il soit archivé.
Une fois que c’est fait, sélectionnez l’ensemble de vos emails (cliquez sur la box juste sous la barre de recherche), respirez un bon coup 😅, sélectionnez l’ensemble des pages et cliquez sur Archiver.
Votre boîte de réception est maintenant configurée. Néanmoins, gardez une rigueur au quotidien dans le traitement des emails entrants pour ne pas être dépassé(e) par ceux-ci !
Source : https://www.followtribes.io/inbox-zero-sur-gmail/
Les bénéfices de l’Inbox Zero
En adoptant les principes de la méthode Inbox Zero, vous récolterez de nombreux bénéfices.
- Vous avez l’esprit plus tranquille : les e-mails que vous n’avez pas lus ou auxquels vous n’avez pas répondu pèsent sur votre conscience, ce qui vous stresse et vous empêche de vous concentrer sur votre travail. En gérant mieux vos courriels, vous vous libérez l’esprit et vous êtes ainsi plus efficace.
- Vous gagnez du temps : vous gagnerez du temps à traiter immédiatement un e-mail plutôt qu’à le lire une première fois, à l’oublier, à revenir dessus plus tard et à décider quoi en faire.
- Vous ne manquez aucune information : en conservant une messagerie vide, vous ne manquez plus aucun e-mail important et vous évitez d'oublier de répondre à des messages urgents.
Le but de l’Inbox Zéro n’est pas de constamment vérifier et ranger vos mails, mais bien de trouver un processus qui vous permet de les gérer et ainsi d’être serein et productif 💯