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Réunion au cab : 30 min max !

Réunion au cab : 30 min max !

Une heure et dix-neuf minutes. C'est le temps moyen que dure une réunion en France. Beaucoup trop long pour qu’elle soit efficace !

Par Alice Forgereau, le 16/07/2021
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Une réunion ça commence à l’heure, et ça se termine à l’heure... en théorie tout le monde est d’accord avec cela, mais en pratique c’est beaucoup plus difficile à respecter. Pourtant les participants ont tous autre chose à faire, peut-être même d’autres réunions, sûrement d’autres obligations. 

La «réunionite», ce mal bien français

Toutes les entreprises organisent des réunions de travail, de la plus petite aux plus grandes. Les réunions sont essentielles au bon fonctionnement d’une entreprise. En effet, elles servent de nombreux objectifs à la fois divers et variés : communication, coordination, créativité,  évaluation, intégration, élaboration, …. Ainsi c’est un outil de communication et de management stratégique qui permet de communiquer des informations utiles et importantes, d'en obtenir, de développer d’autres idées grâce au brainstorming et à la participation de chacun. Les réunions d’entreprise permettent aussi de trouver une solution adaptée à un problème et s’avèrent utiles au bon fonctionnement d’une structure. Sans un minimum de coordination et d’échanges, bon nombre de projets n’aboutiraient tout simplement jamais. Bref, les réunions sont indispensables et le moins que l'on puisse dire, c'est que les entreprises de l'hexagone en raffolent !

En effet, on programme réunions sur réunions dont la longueur peut décaler le programme d’une journée, dont l’ordre du jour est flou, qui peuvent attiser des tensions. Ce syndrome, appelé communément réunionite, a tendance à agacer certains collaborateurs qui soulignent que ces meetings chroniques sont des discussions qui ne mènent nulle part. Les collaborateurs ont tendance à raconter la vie de leur projet au lieu d'expliquer succinctement pourquoi, quand et où. Pour autant, faut-il purement et simplement bannir les réunions ? Pour qu’une réunion soit efficace et respecte un timing précis, consultez nos conseils 👇

 

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Une réunion de travail nécessite un investissement de la part des organisateurs et des participants. Pour qu’une réunion soit efficace il est important de veiller à n’utiliser cet outil d’échange et de communication que lorsque qu’il y a un réel besoin et qu’il répond à un objectif précis.

Si vous souhaitez organiser une réunion de courte durée et efficace :

  • Fixez un ordre du jour

Ainsi, pas de risque que le but de la réunion ne dévie. Préparez bien en amont ce que vous comptez dire et définissez les objectifs à tenir, puis adressez avant la réunion les documents afin d'optimiser leur utilisation en réunion.

  • Sélectionnez méticuleusement vos collègues conviés à la réunion

Posez-vous la question : leur présence est-elle indispensable et l'objet de la réunion les concerne-t-il directement dans leur travail ? Cette personne doit-elle prendre la parole durant la réunion ou fournir un travail spécifique ? Si ce n'est pas le cas, peut-être que les ajouter dans la boucle lorsque vous enverrez votre compte-rendu de réunion s'avérera suffisant.

  • Commencez vos réunions à l'heure indiquée 

Si vous sentez qu'elle est partie pour s'éterniser, veillez à ne pas trop entrer dans les détails (que vous pourrez faire figurer dans le compte-rendu) pour tenir au maximum le timing.

  • Octroyez-vous le rôle de "chef d'orchestre"

Faites le surtout si vous craignez qu'un participant ne monopolise la parole et n'entraîne de facto un rallongement du temps de la réunion. En distribuant la parole entre vos différents collaborateurs, non seulement cela leur donnera l'occasion de s'exprimer et de devenir acteurs de la réunion, mais en plus, vous pourrez recentrer la discussion sur l'ordre du jour si vous la sentez dévier.

Si les bienfaits des réunions de travail ne sont plus à prouver, attention à ne pas tomber dans l’excès inverse. Cela est contreproductif !

Alice Forgereau
Responsable communication chez HappyCab x VDC
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